Aanbesteding kantoorinrichting Luchtverkeersleiding Nederland
- Luchtverkeersleiding Nederland
Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL) zette begin 2019 een aanbesteding in de markt voor circulaire kantoorinrichting. LVNL ging samen met PHI Factory op zoek naar een circulaire partner om invulling te geven aan de werkomgeving voor de komende vijftien jaar. De aanbesteding draagt bij aan de ambitie van LVNL: volledig circulair en geen CO2-voetafdruk in 2030. Vanuit haar maatschappelijke rol vindt LVNL duurzaamheid belangrijk. De vernieuwing van het contract kantoormeubilair bood een kans om duurzaamheid te integreren en zichtbaar te maken binnen LVNL.
- Opdracht:
Het doel van de aanbesteding: het creëren van een circulaire werkomgeving waarin nieuw meubilair met virgin (nieuwe) materialen tot een minimum wordt beperkt en uit wordt gegaan van het reeds aanwezige meubilair bij LVNL. Om dit te bereiken is gezocht naar een circulaire partner om op basis van een langdurig partnerschap een prestatiegerichte overeenkomst af te sluiten voor tenminste 950 circulaire werkplekken. In eerste instantie voor vijf jaar, met optie tot verlenging op basis van te behalen KPI’s.
- De PHI aanpak:
Duurzaamheid was een relatief nieuw onderwerp voor LVNL. PHI Factory is daarom als expert circulair inkopen van het begin tot eind betrokken geweest en penvoerder van het programma van eisen. Om duurzaamheid en circulariteit ook na de aanbesteding te verankeren in de organisatie, is een kernteam duurzaamheid opgericht. Het kernteam duurzaamheid heeft voorafgaand aan de aanbesteding de duurzaamheidsambitie, doelstellingen en strategie opgesteld.
Marktconsultatie
Na het opstellen van de strategie en doelstellingen voor de aanbesteding, heeft LVNL een marktconsultatie gehouden door op bezoek te gaan bij verschillende marktpartijen. Dit met als doel een uitvraag te formuleren die maximaal zou inzetten op duurzaamheid én het betrekken en toegankelijk maken voor het MKB. Door de marktconsultatie kreeg het aanbestedingsteam beter zicht op het speelveld en konden zij de interne organisatie meenemen in de ambities. Door middel van kennisoverdracht, regelmatig overleg en het tonen van de mogelijkheden is draagvlak gecreëerd en zijn stakeholders meegenomen in de duurzaamheidskansen van deze aanbesteding.
De Europese aanbesteding van LVNL bestond uit twee fases:
Fase 1: Voorselectie op basis van geschiktheidseisen en een referentie project
De scope van de aanbesteding bestond onder andere uit het onderhouden en refurbishen van de bestaande inventaris van LVNL (tenminste 950 werkplekken). Er is rekening gehouden met het gefaseerd vervangen van de werkplekken. De referentieopdracht vroeg om een project van minimaal honderd circulaire werkplekken. Dit maakte het voor het MKB ook mogelijk om in te schrijven.
Fase 2: Inschrijving op basis van een Plan van Aanpak
Op basis van de voorselectie kon LVNL maximaal vijf partijen selecteren die een plan van aanpak mochten opstellen. Uiteindelijk hebben vier partijen een referentieproject ingediend. Daarvan is een ranking gemaakt.
Gunning
In de gunningscriteria van het Plan van Aanpak was de verdeling 80% kwaliteit en 20% prijs. De overige gunningscriteria waren:
- Hoe gaat de inschrijver invulling geven aan de rol van circulaire partner van LVNL? Focus: ontwikkeling gedurende het contract en een groeimodel (inclusief mogelijke KPI’s).
- Wat is de visie op en wijze van samenwerken tussen de inschrijver en LVNL? Focus: ontwikkelen van de samenwerkingsrelatie om de duurzaamheidsambities van LVNL te behalen.
- Hoe gaat de inschrijver invulling geven aan meubelmanagement? Focus: het in kaart brengen van de huidige inventaris en visie op het meubelmanagement gedurende de looptijd van het contract.
- Het resultaat:
Op basis van deze uitvraag is de opdracht gegund aan het consortium met hoofdaannemer Objectform in samenwerking met Buro Logge, Vepa, Lutterman Projectinrichting en Ex Interiors. Zij zijn verantwoordelijk voor het meubelmanagement en beheren van de inventaris door middel van managementrapportages. Het uitgangspunt van het contract is om de afspraken te benaderen vanuit belonen en samen groeien, niet vanuit sancties en boetes. LVNL is daarna aan de slag gegaan met het uitwerken van de ambitie, in een uitvoeringsprogramma en roadmap.
"Het is een uitdaging om te beoordelen wie nu echt de juiste circulaire/duurzame partner is. Ondersteuning van een duurzaamheidsexpert is voor ons van grote waarde gebleken." - Mark Bottinga
Geleerde lessen
- Het is zeer waardevol gebleken om voorafgaand aan het aanbestedingstraject de visie, ambitie en doelstellingen op organisatieniveau uit te werken. Dit zorgt voor draagvlak en dient als kapstok voor de ambities in de aanbesteding. Omdat er een duidelijke strategie voor duurzaamheid en circulariteit is, kan deze makkelijker worden meegenomen bij volgende aanbestedingen.
- Kijk verder dan alleen de inschrijving. Zoek een circulaire partner in plaats van een goed geschreven inschrijving.
- De aanbesteding en het contract zijn meer geënt op samenwerking op basis van vertrouwen dan op ingebouwde safeguards in het contract. Niet eerder was op deze manier een uitvraag in de markt gezet. Daardoor was er extra aandacht nodig voor de juridische gevolgen. Blijf gedurende het proces met elkaar in gesprek om zo tot de beste oplossing te komen.
- De uitvoering van een contract circulaire kantoorinrichting vergt een cultuurverandering binnen de organisatie. De oude manier van werken, waarbij de opdrachtgever eenzijdig een opdracht uitzet bij de opdrachtnemer, is niet meer van toepassing. De opdrachtgever formuleert een behoefte, die de opdrachtnemer vanuit de afgesproken (duurzaamheid)doelstellingen vervult.
Tips:
- Probeer uw uitvraag zo open mogelijk te houden. Gebruik een marktverkenning/dialoog om te zien wat er nodig is om ook unusual suspects te laten inschrijven.
- Zorg dat iedereen binnen de organisatie op tijd aanhaakt en het kennisniveau op peil is.
- Haal expertise uit de markt om de juiste vraag te formuleren. Zij zijn in dit geval de expert, niet de inkoper. De markt kan u inzicht geven in wat haalbaar is.
- Het doorbreken van oude gewoontes is essentieel. Begin vroeg met het creëren van draagvlak.
Hoe Luchtverkeersleiding Nederland een circulair partnerschap aanvliegt
Factsheet LVNL zoekt circulaire partner
Persbericht van Europese aanbesteding: Partner voor Circulaire Kantoorinrichting
