Nieuw inkoopbeleid 'Inkopen met impact'
- Radboud Universiteit
De Radboud Universiteit wil bijdragen aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen en zowel regionaal als internationaal van betekenis zijn. Om dat te kunnen doen, zijn wetenschappers, studenten, betrokken burgers en medewerkers van het Radboud hard nodig. De strategie ‘A Significant Impact’ beschrijft de ambities om te werken aan een circulaire en klimaat neutrale universiteit met oog voor de leefomgeving en welzijn van de mens. Met haar inkoopvolume kan de Radboud Universiteit een enorme impact maken op de wereld om haar heen. Hierin wil de universiteit een voorbeeldfunctie vervullen en vooroplopen en anderen inspireren om een positieve impact te creëren.
Met haar inkoopvolume kan de Radboud universiteit een enorme impact maken op de wereld om haar heen. Hierin wil de universiteit een voorbeeldfunctie vervullen en vooroplopen en anderen inspireren om een positieve impact te creëren.
- Opdracht:
In lijn met de organisatiestrategie en alle aanverwante beleidsplannen wil de Radboud Universiteit een duurzaam inkoopbeleid ontwikkelen en middels een CO2 footprint berekening bepalen waar in de bedrijfsvoering de grootste impact te behalen valt. Door middel van een bewustwordingsprogramma moeten medewerkers van de universiteit meegenomen en geactiveerd worden om duurzaamheid in hun dagelijks werk te integreren.
- De PHI aanpak:
In samenwerking met adviesbureau Adjust heeft PHI Factory gewerkt aan het nieuwe inkoopbeleid. In de voorbereiding zijn onder andere een interne analyse, een ambitiesessie, een fit-gap analyse, een spendanalyse en diverse workshops uitgevoerd. Zo zijn de huidige situatie, de wensen en ambities voor de inkooporganisatie en de inkoopthema’s bepaald. Ook is een CO2 footprint meting uitgevoerd over de bedrijfsvoering van de Radboud Universiteit en zijn er kansen gesignaleerd voor de verduurzaming van de campus. In de meting zijn zestien productgroepen in kaart gebracht waaronder catering, vervoer, kantoorartikelen en promotiemateriaal. De CO2 footprint De totale CO2 footprint van de Radboud Universiteit in 2019 bedroeg 42.965 ton CO2-equivalenten. De drie grootste CO2-drijvers binnen de bedrijfsvoering (scope 3) zijn: vervoer, ICT en gebouwbeheer. Op basis van de CO2 footprint berekening kan bepaald worden aan welke knoppen de Radboud Universiteit kan draaien om haar negatieve impact op de aarde te verkleinen. Per verdiepend onderzoek zijn duurzame strategieën aangedragen die een aanzet geven om dit potentieel te benutten. Deze nulmeting is een belangrijke stap in de verduurzaming van de universiteit. Het geeft de universiteit inzicht in de milieulast van haar bedrijfsvoering en het biedt zinvolle strategieën om verder te verduurzamen met inkoopactiviteiten en in de bedrijfsvoering-processen.
- Het resultaat:
Het nieuwe inkoopbeleid ‘Inkopen met Impact’ levert een actieve bijdrage aan de duurzaamheidsambities van de universiteit en geeft concreet invulling aan: ‘Alles wat we doen, doen we duurzaam’. In het inkoopbeleid staan vier inkoopthema’s centraal waarmee de universiteit impact maken door middel van haar inkopen: 1. We gaan voor klimaatneutraal; 2. We werken mee aan circulariteit; 3. We creëren gezonde leefomgeving; 4. We zorgen voor gelijke kansen. Het inkoopbeleid omschrijft heldere kaders waaraan alle inkoopprojecten moeten voldoen zoals samenwerking. Ook dient het beleid om opdrachtnemers en overige stakeholders te informeren over de standpunten en procedures met betrekking tot inkoop. Deze zijn verwerkt in een praatplaat die ervoor is bedoeld om het gesprek met collega’s en leveranciers aan te gaan bij inkoopprojecten. Het inkoopbeleid besteedt daarnaast aandacht aan de stappen in het inkoopproces en de taken en verantwoordelijkheden. Kenmerkend hierin zijn de inrichting van contractmanagement en een tenderboard. De implementatie van het nieuwe beleid is erg belangrijk. Daarom is er een digitale roadshow georganiseerd bij de diverse divisies en faculteiten van de universiteit om het nieuwe beleid succesvol te laten landen in de organisatie. In de roadshow zijn het nieuwe inkoopbeleid en de inzichten uit de CO2 footprint berekening gepresenteerd en stond de boodschap “jij bent nodig” centraal. Omdat iedereen die iets inkoopt of bestelt het verschil kan maken. Na de roadshows hebben we onepagers met praktische handvatten opgesteld en verspreid. In deze informatieve en prikkelende onepagers stonden tips en tricks om de duurzame ambitie naar de praktijk te brengen. Daarnaast ondersteunt PHI Factory de Radboud Universiteit op dit moment met specifieke aanbestedingen, om de thema’s klimaatneutraal, circulair, gezondheid en gelijke kansen te laten landen in aanbestedingen.
