De toolkit vertaalt inzichten uit onderzoek en gesprekken met ziekenhuizen naar een gedragsgerichte aanpak met drie pijlers: maak het makkelijk, maak het duidelijk en houd het vol.

We kijken daarbij niet alleen naar communicatie. De juiste keuze moet ook praktisch de makkelijkste keuze zijn. Daarom begint de aanpak bij de inrichting van afvalpunten, bijvoorbeeld door een restafvalbak en glasbak beschikbaar te maken naast iedere SZA-bak en SZA-bakken herkenbaar te labelen per afdeling en ruimte.

Vervolgens brengen we informatie zo dicht mogelijk bij het moment waarop medewerkers een keuze maken. De toolkit bevat onder andere een beslisboom voor SZA, een instructiekaart voor vloeistoffen en communicatiemiddelen rond veelvoorkomende twijfelgevallen. Een quiz en een voorstel voor scenario-gebaseerde e-learning helpen om kennis actief te houden en bespreekbaar te maken binnen teams.

Ook borging is onderdeel van de aanpak. Door periodiek te meten, resultaten terug te koppelen en teams inzicht te geven in hun voortgang, blijft goed scheiden onderdeel van de dagelijkse routine.

PHI Factory ontwikkelt de Starterskit Wasbaar Incontinentiemateriaal op basis van inzichten uit de ketenoverleggen. Daarin komen praktijkvragen, ervaringen en aandachtspunten samen van zorgorganisaties, leveranciers, wasserijen, kennispartners, het zorgkantoor en publieke partijen.

De ontwikkeling richt zich niet alleen op de duurzame potentie van wasbaar incontinentiemateriaal, maar vooral op wat zorgteams nodig hebben om ermee te kunnen starten. Welke cliënten komen mogelijk in aanmerking? Welke producten passen bij welke zorgsituatie? En wat betekent de overstap voor medewerkers, wasprocessen, logistiek, hygiëne en communicatie met cliënten en naasten?

We begonnen met een interne analyse en interviews met medewerkers van Tijhuis Ingenieurs. Zo brachten we in kaart welke stappen sinds 2023 waren gezet, wat goed werkte en waar nog kansen en knelpunten lagen. Deze inzichten vormden de basis voor het vervolg.

Daarna gingen we letterlijk naar buiten. Samen met Nature Quest organiseerden we een ambitiesessie in de natuur, rondom het kampvuur. Weg van de dagelijkse werkomgeving ontstond ruimte voor reflectie, nieuwe perspectieven en verbinding. Samen herijkten we de duurzaamheidsambitie en scherpten we de belangrijkste thema’s aan.

Met deze vernieuwde koers gingen we vervolgens per team aan de slag. In interactieve actiesessies vertaalden we de ambitie naar de praktijk: wat betekent dit voor het dagelijkse werk, welke kansen liggen er en wie pakt welke actie op? Per actie brachten we de uitvoering, impact, benodigde middelen en actiehouder in beeld. Zo ontstond voor ieder team een concreet en uitvoerbaar actieplan.

Om de voortgang goed te kunnen volgen, ontwikkelden we een scorecard waarin alle acties samenkomen. Deze maakt direct zichtbaar wat goed loopt en waar extra aandacht nodig is. Tot slot vernieuwden we de praatplaat, zodat de ambitie, thema’s en aanpak helder en visueel samenkomen.

We ontwikkelen ieder handboek samen met de organisatie. We sluiten aan bij de duurzaamheidsdoelstellingen, het bestaande inkoopproces en de dagelijkse praktijk. Samen met betrokken medewerkers brengen we ambities, ervaringen, knelpunten en kansen rondom duurzaam inkopen in kaart.

Vervolgens vertalen we deze inzichten naar een heldere en toegankelijke structuur. We combineren richtinggevende uitgangspunten met concrete handvatten voor de praktijk. Denk aan aandachtspunten per inkoopstap of inkoopcategorie, relevante tools, vragen die medewerkers aan leveranciers kunnen stellen en voorbeelden van manieren waarop zij duurzaamheid meenemen in een uitvraag, bestelling of contract.

De ketenreggiseur van PHI Factory organiseert ketenoverleggen met zorgorganisaties, leveranciers, wasserijen, kennispartners, het zorgkantoor en publieke partijen. In deze overleggen brengen we kansen, knelpunten en randvoorwaarden in kaart.

Verschillende perspectieven uit de keten vertalen naar praktische vervolgstappen. Daarbij staat steeds de vraag centraal: wat hebben zorgteams nodig om veilig, zorgvuldig en werkbaar te kunnen starten? De ketenregisseur brengt partijen samen rond gedeelde ambities en maakt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, welke data nodig zijn en hoe kwaliteit en risico’s worden geborgd. Dat vormt de basis voor vertrouwen, gezamenlijk leren en het verder uitrollen van bewezen oplossingen. Zo groeit een pilot uit tot een duurzame samenwerking waarin de hele keten zelfstandig blijft werken aan blijvende circulaire impact.

PHI Factory ondersteunt provincie Utrecht met ketenregie voor circulaire zorg. Onze co-founder Geerke Versteeg werkt met Marloes Gerritsen samen als ketenregisseurs Circulaire Zorg voor de provincie.

Vanuit die rol brengen zij partijen actief bij elkaar, maken zij kansen en knelpunten inzichtelijk en helpen zij circulaire initiatieven verder te brengen dan losse pilots. Dat gebeurt door samenwerking te organiseren, subsidies aan te trekken en te zorgen dat oplossingen die werken groter en structureel kunnen worden doorgevoerd.

De aanpak is praktisch en verbindend. Vragen uit de zorgpraktijk worden opgehaald, partijen met gedeelde belangen worden aan elkaar gekoppeld en ambities worden vertaald naar concrete vervolgstappen. Zo ontstaat beweging in thema’s waar één organisatie alleen niet verder komt.

Een bedrijventerrein verduurzaamt pas echt wanneer ondernemers zelf aan het roer staan. Daarom werken we niet met een volledig vooraf vastgesteld programma, maar met een flexibel aanbod van instrumenten dat we inzetten op basis van de specifieke vraag en situatie van ondernemers. We bouwen de aanpak samen met ondernemers op en sluiten aan bij de vragen die op de verschillende terreinen spelen.

Initiatieven die vanuit ondernemers ontstaan, krijgen de ruimte om zich verder te ontwikkelen. Waar samenwerking meerwaarde biedt, onderzoeken we hoe oplossingen collectief kunnen worden georganiseerd en opgeschaald.

Onze aanpak richt zich op drie thema’s: energie, vergroening en circulariteit.

Het opstellen van een marktconsultatiedocument is de eerste stap waarin we de ambities, uitgangspunten en vragen van de gemeente vertalen naar concrete gespreksthema’s voor marktpartijen. Vervolgens spraken we met vijf organisaties om te onderzoeken wat de markt kan bieden en welke randvoorwaarden nodig zijn om de duurzame ambities van Nieuwkoop te realiseren.

Tijdens de gesprekken verkenden we de belangrijkste kansen en aandachtspunten rondom circulair en ecologisch berm- en slootbeheer. We bespraken thema’s als circulariteit, biodiversiteit, transport en CO₂-reductie en gingen in op de randvoorwaarden die nodig zijn om deze ambities in de praktijk te realiseren. Ook onderzochten we welke eisen, contractvoorwaarden en gunningscriteria haalbaar en effectief zijn. De inzichten uit de gesprekken bundelden we en vertaalden we naar concrete adviezen voor de aanbestedingsstrategie.

Om duurzaamheidsambities scherp te definiëren, vertaalde PHI Factory deze naar een integraal ambitiekader. Het ambitiekompas vormt daarbij een belangrijk hulpmiddel. Dit instrument maakt zichtbaar welke thema’s richting geven aan het project en waar ruimte is voor innovatie, onderzoek en verdere uitwerking.

De ambitie is opgebouwd rond zes samenhangende thema’s: energie slim, materiaal slim, toekomst slim, slim groen, integraal slim en sociaal & gezond. Deze thema’s hielpen om duurzaamheid niet als los onderdeel te benaderen, maar als leidraad voor ontwerpkeuzes, exploitatie, gebruik en maatschappelijke betekenis.

Een belangrijke keuze is het hergebruik van het bestaande kantoorgebouw, wat bijdraagt aan materiaalbehoud, CO₂-reductie en toekomstwaarde. Ook het landschap is integraal meegenomen, met een parkachtige en bosrijke omgeving inclusief centrale binnentuin als symbool voor de wortels en groei van Vebego in de regio.

Voor dit project ontwikkelde PHI Factory een duurzaamheidscompas: een monitoringsinstrument waarmee integraal op en negental duurzame doelen kon worden gestuurd: BREEAM, energie, materiaal, circulariteit, groen, klimaatadaptatie, gezondheid, gebruik, beheer & exploitatie. Zo ontstaat grip op de voortgang richting de gestelde duurzaamheidsdoelen en kunnen ontwerp- en uitvoeringskeuzes onderbouwd worden bijgestuurd.

Met de start van dit project in 2023 zijn we met het ontwerpteam aan de slag gegaan om een zo duurzaam mogelijk DO neer te zetten. Naast het realiseren van een hoge duurzaamheidprestatie tijdens het ontwerp, diende het kompas ook om tijdens de marktconsultatie gevoel te krijgen bij wat we aan de markt konden vragen.

In de uitvraag naar de markt, hanteerden we het principe van sturing en ruimte. Door enerzijds te sturen op een minimale eis wilden we borgen dat we met elkaar een baseline konden vaststellen voor duurzaamheid. Maar daarnaast wilden we de markt ook uitdagen om een nog veel hogere ambitie te halen. En dus ruimte te geven aan de markt om ook de kennis, ervaring, innovatiekracht en creativiteit in te brengen.

PHI Factory is ook betrokken bij de uitvoering: de fase waarin ambities werkelijkheid moeten worden. Onze rol is om iedereen scherp te houden op de gestelde doelen. Wanneer uitdagingen zich aandienen, zoeken we actief naar wat wél mogelijk is en schakelen we experts uit ons netwerk in. Tijdens vaste duurzaamheidsoverleggen bewaken we samen de hoge ambitie en houden we die overeind.

PHI Factory ondersteunde de duurzaamheids- en circulariteitsstrategie voor de renovatie van ABN AMRO Homebase Foppingadreef. De focus lag op hoogwaardig materiaalhergebruik en het zichtbaar maken van circulaire kansen binnen een complex en grootschalig renovatieproces.

In nauwe samenwerking met EDGE en aannemer BAM werden tijdens de bouw continu kansen geïdentificeerd om circulariteit verder te versterken. Daarbij ging het om het beperken van verlies van waardevolle materialen, het zoeken naar passende toepassingen binnen het project en het verbinden van materiaalstromen aan innovatieve partners en verwerkende partijen.

Zorgbalans wil certificering behalen voor haar vier eigendomspanden. Dit zijn alle vier grote langdurige zorglocaties met meer dan 30 bedden of hoofdkantoorlocaties. De MTZ bestaat uit vijftien verschillende thema’s met verschillende eisen. Voor Brons-certificering moet Zorgbalans voldoen aan 37 verplichte en 18 van de 78 extra eisen. Welke extra eisen dit zijn, mag Zorgbalans zelf bepalen.

Voor alle vijftien thema’s zijn verantwoordelijken binnen Zorgbalans aangesteld. Om een idee te krijgen van de huidige stand van zaken, namen we interviews af met deze verantwoordelijkheden. Aan de hand van de eisenlijst per MTZ-thema, analyseerden we aan welke eisen Zorgbalans voldoet, waar nog extra informatie voor moest worden opgevraagd, en welke actiepunten nog vereist zijn. Voornamelijk op het gebied van energie en vastgoed vroegen we gericht informatie uit aan de derde partij om tot een zo volledig mogelijk overzicht te komen.

Samen met Esprit Scholen ontwikkelden we een praktisch handboek dat aansluit bij de organisatie en haar duurzaamheidsdoelstellingen. Tijdens twee werksessies brachten we kennis, ideeën en praktijkervaring samen met betrokken collega's uit de organisatie. Op deze manier ontstond een gedeeld beeld van de duurzaamheidsambities, uitdagingen en kansen binnen het inkoopproces.

Als basis gebruikten we inzichten uit de impactanalyse van de Think Big Act Now analyse van Esprit Scholen. Daarbij hebben we met elkaar bepaald wat de belangrijkste duurzaamheidsthema’s van Esprit Scholen zijn. Met impactanalyse als rode lijn, brachten we in kaart waar de grootste duurzaamheidsimpact én kansen liggen binnen de bijbehorende thema’s. Vervolgens werkten we deze uit in een handboek dat bestaat uit twee delen: een richtinggevend deel over duurzaam inkopen binnen Esprit Scholen en een praktisch deel met concrete handvatten per inkoopcategorie.

Voor dit project hanteerden we een gestructureerde en datagedreven aanpak. In nauwe samenwerking met stakeholders verzamelden, valideerden en analyseerden we relevante informatie. Door het combineren van verschillende databronnen en methodieken werkten we stap voor stap toe naar een integraal en betrouwbaar inzicht in de klimaatimpact van de campus. Transparantie en reproduceerbaarheid stonden hierbij centraal.

We ontwikkelden een nieuw format voor de Integrale Voortgangsrapportage Duurzaamheid. Verder verzamelden we informatie bij diensten en faculteiten, structureerden we kwantitatieve en kwalitatieve data en vertaalden we die naar een samenhangend en visueel aantrekkelijk document. De vernieuwde rapportage laat per doelstelling zien welke voortgang de UvA boekt, welke maatregelen zijn uitgevoerd en waar knelpunten in de uitvoering liggen.

Daarnaast ondersteunden we bij de ontwikkeling en analyse van een UvA-panel onder studenten en medewerkers. Het panel geeft aanvullend inzicht in hoe White Paper-maatregelen en -doelen in de praktijk worden ervaren en waar verdere aanscherping nodig is.

Vanuit de rapportage en het panel verbreedt het traject zich naar de herijking van de bestaande White Paper-doelen. Op basis van de verzamelde informatie analyseerden we waar de UvA staat ten opzichte van de huidige doelstellingen en werkten we mee aan een voorstel voor nieuwe duurzaamheidsdoelen voor de periode 2026–2032.

Daarbij ligt de focus op doelen die niet alleen beter meetbaar zijn, maar ook scherper geformuleerd, uitvoerbaar en passend bij de aankomende UvA-strategie en onderwijsvisie. We dachten mee over passende indicatoren, onder meer in het licht van de Handreiking Duurzaamheidsverantwoording Onderwijs van het ministerie van OCW.

Daarnaast ondersteunen we de UvA bij aanvullende datavraagstukken. Zo werken we mee aan een sterkere informatiebasis voor toekomstige monitoring. We ontwikkelen momenteel een tool waarmee duurzaamheidsdata centraal verzameld wordt en de voortgang over jaren beter gevolgd wordt.

PHI Factory ontwikkelde een mobiele inspiratiesessie die op elke locatie kan worden opgebouwd, bijvoorbeeld op kantoor, tijdens een evenement of als onderdeel van een duurzaamheidsprogramma. Na een korte introductie duiken teams de escape room in, waar zij via raadsels, verbanden en praktische opdrachten kennismaken met circulaire thema’s zoals circulair inkopen, productgebruik, gebouwen en verdienmodellen.

De kracht zit in de combinatie van inhoud en beleving: tijdsdruk zorgt voor energie, puzzels voor samenwerking en herkenbare voorbeelden voor blijvende inzichten. Na afloop volgt een korte reflectie op wat deelnemers meenemen naar hun werk.

PHI Factory startte met een interne analyse van de huidige situatie. Hiervoor voerden we deskresearch uit op relevante documenten en spraken we met stakeholders uit verschillende onderdelen van ArtEZ. Zo ontstond een scherp beeld van wat er al gebeurde, waar kansen lagen en welke obstakels de organisatie ervaarde.

Uit de analyse bleek dat duurzaamheid breed belangrijk wordt gevonden binnen ArtEZ, maar dat initiatieven nog versnipperd waren en centrale aansturing, capaciteit en structurele communicatie ontbraken. Ook kwamen duidelijke kansen naar voren, bijvoorbeeld rond vastgoed, mobiliteit, catering, afval, inkoop, bewustwording en governance.

Op basis van deze inzichten organiseerden we een visie- en ambitiesessie. Daarin maakten we samen met ArtEZ de vertaling van analyse naar richting: waarom wil ArtEZ verduurzamen, welke thema’s krijgen prioriteit en hoe kan duurzaamheid worden geborgd in de organisatie? Daarbij was het belangrijk om duurzaamheid concreet en uitvoerbaar te maken, met aandacht voor de cultuur van ArtEZ en de rol van kunst en onderwijs in maatschappelijke verandering.

Tijdens de sessie namen we de deelnemers mee in het verschil tussen lineair en circulair denken en de rol van de R-ladder als concreet handelingsperspectief. De kernboodschap: behoud waarde zo hoog mogelijk in de keten en voorkom dat afval ontstaat.

Daarnaast besteedden we aandacht aan hoe keuzes daadwerkelijk tot stand komen. Duurzaam inkopen is niet alleen een technische of inhoudelijke opgave, maar ook een gedragsvraagstuk. Heldere kaders en een duidelijke ambitie – zoals Zero Waste – helpen om betere, consistentere en toekomstbestendige keuzes te maken.

Van ambitie naar praktijk betekent dat organisaties eerst strategisch richting geven, deze vertalen naar concrete circulaire criteria en gunningsafwegingen in projecten, en dit vervolgens operationeel borgen in contractmanagement, monitoring en samenwerking met de markt, zodat duurzaam inkopen daadwerkelijk onderdeel wordt van het dagelijks handelen.

We startten met de bredere duurzaamheidscontext: druk op ecosystemen, klimaatverandering en de verantwoordelijkheid van publieke organisaties om het goede voorbeeld te geven. De vraag “Waarom juist nu?” stond centraal, evenals de rol van wet- en regelgeving, landelijke agenda’s en ketenverantwoordelijkheid. Deelnemers brachten hun eigen dilemma’s in, zoals:

• Wat mag juridisch wel en niet?
• Hoe formuleer je toetsbare eisen en gunningscriteria?
• Welke tools helpen bij objectieve keuzes?
• Wat is precies mijn rol als inkoper?

Inzicht en handelingsperspectief

Naast inhoudelijke kaders besteedden we aandacht aan besluitvorming en gedrag: hoe maken mensen keuzes en waarom helpt een helder afwegingskader bij duurzaam inkopen? Door bewust richting te geven, voorkom je dat duurzaamheid een losse ambitie blijft en wordt het een integraal onderdeel van het proces.

Van ambitie naar praktijk betekent dat organisaties duidelijke beleidskaders formuleren (bijvoorbeeld op klimaat, milieu, circulariteit en mens), deze vertalen naar concrete eisen en wensen in aanbestedingen, en dit operationeel borgen via overdracht, monitoring en samenwerking met interne en externe partners.

Aan de hand van een praktijkcasus rond de aanbesteding van koffie, thee en koffieautomaten onderzochten deelnemers hoe zij als inkoper kunnen sturen op CO₂-reductie, leefbaar loon, circulariteit, terugname van apparatuur en social return, zonder de uitvoerbaarheid uit het oog te verliezen.

Het beantwoorden van deze vraag start met een hotspotanalyse circulariteit. Met deze analyse brengen we in beeld waar binnen de organisatie het grootste grondstoffengebruik te verwachten is, en welke onderdelen daarom het meest geschikt zijn als startpunt voor verdere verdieping. Als vertrekpunt gebruiken we het uitgavenoverzicht en de inkoopcategorieën van VRR. Het uitgangspunt is dat alle materiaalstromen - zowel inkomend als uitgaand - in de meeste gevallen te herleiden zijn tot financiële transacties met externe partijen. Zowel producten (zoals de aanschaf van speciale voertuigen) als diensten (zoals afvalverwerking) zijn terug te vinden in de grootboekrekeningen.

Door de omvang van de uitgaven per inkoopcategorie te analyseren, en per categorie een inschatting te maken van de bijbehorende materiaalintensiteit, ontstaat een eerste, globaal beeld van welke inkoopcategorieën - en daarmee indirect welke operationele processen - materieel relevant zijn vanuit het perspectief van grondstoffengebruik en circulariteit. Daarmee maakte deze aanpak een duidelijke scheiding mogelijk tussen relevante en minder relevante materiaalstromen en welke processen en grondstofstromen ertoe doen voor de VRR.

Banner: Eigen afbeelding.

We richtten de scan op de grootste stromen in de waardeketen, zoals productie en techniek, logistiek en dienstreizen. De opzet sluit aan bij eerdere metingen, zodat uitkomsten goed te duiden blijven over tijd. Dit seizoen breidden we de scope gericht uit met print- en drukwerk (marketing) en bloemen, zodat ook deze categorieën zichtbaar zijn in het totaalbeeld.

Samen met NDT verzamelden we de beschikbare data en vertaalden die naar CO₂-equivalenten volgens de principes van het Greenhouse Gas Protocol.

Het begeleiden van een ketensamenwerking, daar zijn we goed in. Tijdens de kick-off kwamen experts uit de sector, namens ongeveer 30 bedrijven, samen. Om een ketensamenwerking te laten werken, is het van belang dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Het doel werd aangescherpt en werkgroepen werden verdeeld. Deelnemers konden zichzelf in delen in een van de volgende werkgroepen:

• Algemene principes
• Klimaatinstallaties
• Elektra- en communicatie-installaties
• Sanitaire installaties

Voor de inhoudelijke ontwikkeling van het PvE kwamen de werkgroepleden twee keer bij elkaar voor een interactieve sessie waarin circulaire eisen per installatie-onderdeel geformuleerd werden. De medewerking van al deze experts leidt tot scherpe en constructieve discussies waar het eindresultaat beter van wordt. Na deze werksessies zijn de uitkomsten bekeken door de Expertgroep Circulaire Installaties van TVVL en de beleidscommissie circulariteit van Techniek Nederland. Een extra scherpe blik om tot het gewenste resultaat te komen.

Het traject bestond uit vier onderdelen:

1. Analysefase
   Een deskresearch in combinatie met interviews met medewerkers vanuit diverse disciplines brachten we de huidige situatie en bestaande initiatieven in kaart. Zo kregen we inzicht in waar versnelling nodig is en waar kansen liggen om duurzaamheid organisatiebreed te versterken.
2. Werving duurzaamheidscoördinator
   PHI Factory ondersteunde het ASz bij het opstellen van het profiel en het voeren van de werving en selectie voor een tweede duurzaamheidscoördinator, met focus op het niet-technische domein.
3. Ambitiesessie met bestuur en managementteam
   Tijdens een interactieve sessie met de raad van bestuur en het MT werkten we gezamenlijk aan het formuleren van de ‘stip op de horizon’. Zo ontstond er niet alleen een duidelijke koers, maar ook breed draagvlak binnen de organisatie.
4. Ontwikkelen van het visie- en ambitiedocument
   Tot slot vertaalden we de input naar een helder document waarin de duurzame ambitie van het ASz stevig staat. De ambitie: ‘In 2030 opereert het Albert Schweitzer Ziekenhuis in de voorhoede van het peloton aan duurzame zorgorganisaties, met uitvoerbare en meetbare impact op onze strategische pijlers: gezonde patiënt, gezonde professional, gezonde organisatie en gezonde omgeving.’

De volgende stap is dan ook deze ambitie vorm te geven in de praktijk, om echt die stap naar directe impact te maken.

We ontwikkelden de gids als co-creatie met de hele keten: boeren, cateraars, inkopers, beleidsadviseurs en marktexperts. Vanuit praktijkervaring en inkooprealiteit werkten we het volledige inkoopproces uit in drie overzichtelijke fases:

1. Organisatiefase
2. Projectfase
3. Uitvoeringsfase

Elke fase bevat checklists, stappenplannen, valkuilen, succesfactoren en praktijkcasussen die laten zien hoe het in de praktijk werkt.

In een ambitiesessie met de stuurgroep (waaronder het MT) van het VGM zijn de duurzaamheidsambities en -thema’s voor 2030 geformuleerd. Dit komt samen in het ambitiedocument met het waardenwiel. In het waardenwiel staan de gekozen duurzaamheidsthema’s visueel weergegeven met per thema de bijbehorende (meet)indicatoren in één overzicht. Ook is advies geleverd op het duurzaamheidsbeleid van het VGM. Het waardenwiel biedt op deze manier een stevig fundament om (duurzame) keuzes en beleid te bepalen.

Vervolgens hebben we per programma (zeven in totaal) een concretiseersessie georganiseerd. Hierin hebben we de betrokken medewerkers uitgedaagd en geactiveerd om bij te dragen aan de transitie. Per sessie hebben we met elkaar kansen gedefinieerd en de aanpak bepaald. En vooral de vraag beantwoord; hoe vertaalt de ambitie zich voor mij en mijn afdeling in de praktijk? De uitkomsten van deze sessies zijn vertaald naar pragmatische actieplannen. Per programma voeren de verschillende programmamanagers momenteel hun concrete actieplannen uit.

Hierbij werden ze ondersteund door een adviseur vanuit PHI Factory. Als interim Coördinator Duurzaamheid werkte onze adviseur een dag per week op locatie om de programma’s van de grond te krijgen. Hieronder valt onder andere: voortgangsgesprekken met de programmamanagers, het voorzitten van de kwartaaloverleggen, overleggen met de stuurgroep over de overkoepelende voortgang, aanhaken van interne communicatie en per programma kijken wat (praktisch) nodig is om verder te verduurzamen.

Daarnaast hebben we als PHI Factory een duurzaamheidsdashboard ontwikkeld, waarin verschillende kwalitatieve en kwantitatieve data over duurzaamheid bij VGM wordt weergegeven. Tegelijkertijd hebben we een CO₂ meting en grondstofstromenanalyse uitgevoerd van de gehele organisatie. Op deze manier pakken we verduurzaming integraal aan en kan het VGM sturen waar nodig. En meten we de voortgang. Zo wordt duurzaamheid echt onderdeel van ieders dagelijkse werkzaamheden.

Het traject bestond uit 3 onderdelen.

1. Formuleren van de uitvraag aan de markt:
   PHI begeleidde het opstellen van een heldere en ambitieuze uitvraag voor de duurzame invulling van de fit-out. Dit is onder andere gebeurd door het uitzetten van een RfP voor de fit-out.
2. Selectie en contracteren van een leverancier:
   We ondersteunden ING CREFS bij het selecteren van een uitvoerende partij die aantoonbaar kon bijdragen aan de bredere gestelde duurzaamheidseisen uit onderdeel 1.
3. Optimalisatie van het ontwerp:
   In samenwerking met de geselecteerde leverancier en ING CREFS hebben we het ontwerp verder geoptimaliseerd om de duurzaamheidsprestaties te verbeteren, met specifieke aandacht voor de Planetary Health-doelstellingen van ING CREFS. We hebben de aannemer en ING CREFS ondersteund door diverse materiaalanalyses uit te voeren.

Het traject bestaat uit vier onderdelen:

1. Analyse huidige situatie
   Met deskresearch en interviews met sleutelfiguren binnen Aeres brengen we de huidige situatie, het speelveld en lopende initiatieven in kaart. Daarnaast analyseren we de spend en aanbestedingskalender om inzicht te krijgen in waar de grootste duurzaamheidskansen liggen.
2. MVOI-ambitiesessie
   Tijdens een interactieve sessie vertalen we de duurzaamheidsambities van Aeres naar concrete inkoopambities en -thema’s. We bepalen samen de ‘WHY’ van duurzaam inkopen, het definitiekader en de prioritaire thema’s voor het MVOI Actieplan, met oog voor draagvlak binnen de organisatie.
3. Concretiseren van ambities
   We werken de gekozen thema’s uit tot toepasbare inkoopdoelstellingen, met praktische handvatten en voorbeelden om deze te integreren in de dagelijkse praktijk. Samen met het inkoopteam stellen we per duurzaamheidsthema concrete acties op die bijdragen aan het behalen van de doelstellingen. Daarnaast bepalen we de governance en communicatiestructuur om het inkoopbeleid in de organisatie te verankeren.
4. Afwegingskadersessie
   Tijdens de afwegingskadersessie gaan we aan de slag met het afwegingskader. Voor iedere aankomende aanbesteding beoordelen we de impact op de duurzaamheidsthema’s én de mate waarin Aeres invloed kan uitoefenen om hiermee verschil te maken. Op basis van de scores krijgt elke aanbesteding een plek in de matrix, waarin we categoriseren op goud, zilver of brons, met bijbehorende afspraken over het aanbestedingsproces.
5. MVOI Actieplan en visual
   Alle input uit voorgaande stappen vertalen we naar een concreet en pragmatisch actieplan, inclusief prioritering, kernactiviteiten, benodigde middelen en borgingstructuur. Een ondersteunende visual maakt in één oogopslag helder hoe Aeres haar duurzame inkoopambitie gaat realiseren.

PHI Factory bouwt voort op haar eerdere onderzoek voor Rever, waarin de CO₂-uitstoot van de levensduur verlengende acties voor drie meubelstukken is berekend. Op basis van deze data en een EPD-studie breiden we de berekening uit naar twee extra meubelstukken, zodat alle relevante productgroepen binnen het assortiment van Rever vertegenwoordigd zijn en de daadwerkelijke CO₂-uitstoot beter benaderd wordt. De berekening is deels aangevuld met EPD-studies (Environmental Product Declarations); een gestandaardiseerde methode om de milieuprestaties van producten inzichtelijk te maken. Deze gegevens, aangevuld door berekeningen voor transportafstanden en brandstoftypes, vormen de basis voor de rekentool.

Vervolgens ontwikkelen we een rekentool in de Rever-huisstijl die automatisch de CO₂-uitstoot én maatschappelijke kostenbesparing berekent. De maatschappelijke kostenbesparing wordt uitgedrukt in de zogeheten Milieukostenindicator (MKI), die laat zien welke verborgen maatschappelijke kosten, zoals milieuschade en gezondheidsimpact, worden vermeden door circulaire keuzes te maken.

De resultaten presenteren we overzichtelijk in grafieken en tabellen. Deze zijn met één klik te exporteren. Na een testronde met het Rever-team optimaliseren we de tool, zodat deze klaar is voor gebruik in projecten.

Tijdens een interactieve workshop begeleidde PHI Factory de relevante stakeholders, waaronder het volledige inkoopteam van TiU. Centraal in deze sessie stond het toepassen van het Afwegingskader: een hands-on analysetool die inzicht geeft in de vraag welke productgroepen de meeste potentie hebben om duurzaam in te kopen.

Tijdens de workshop werkten we samen aan:

• Analyse van de huidige situatie: We startten met een verkenning van het huidige inkoopbeleid, de aanbestedingskalender en de spend. Deze analyse vormde de basis voor identificatie van de verduurzamingskansen.
• Indeling op thema's: Op basis van de analyse categoriseerden we aanbestedingen binnen relevante thema's.
• Prioriteren met het Afwegingskader: Door gezamenlijk passende indicatoren te bepalen kreeg iedere aanbesteding een plek binnen de categorieën goud, zilver of brons. Deze categorisering hangt af van het impactpotentieel en de beïnvloedbaarheid.
• Borging van besluitvorming: We sloten de workshop af met de vragen hoe je deze methode kan inzetten binnen bedrijfsvoering, en hoe dit als leidraad kan dienen.

Collega Thebe startte op interimbasis als projectmanager ESG. Tegelijkertijd voerde het Calculator-team een CO₂-deepdive uit naar de uitstoot van facility services zoals laundry, waste, linnen, supply en cleaning. Hiervoor verzamelden we data bij een breed scala aan leveranciers waarmee HFC samenwerkt. Op die manier brachten we in kaart waar in de keten de grootste CO₂-impact ontstaat.

Met behulp van de Impact-Influence Matrix bepaalden we samen met HFC welke ESG-thema's prioriteit moesten krijgen. Op basis hiervan zijn meetbare doelen en concrete acties geformuleerd.